Si preguntamos a las empresas si los medios de comunicación son necesarios, la pregunta unánime y casi mecánica será: Sí, claro. Si indagamos en esa respuesta es cuando descubrimos que la relación de las empresas con los medios de comunicación no son ni tan unánimes ni tan mecánicas. Es cierto que el trabajo diario y los objetivos de facturación y productividad son prioritarios para la empresa. Tanto que, solo cuando hay algún problema o una simple necesidad de comunicar un producto o un sencillo hito en la organización, esta sufre un bloqueo. No sabe qué puerta tocar, qué profesionales contactar o qué estrategia seguir.

Más allá de planes de medios y planificaciones pagadas, que solucionan esa falta de relación pero no convierte nuestra información en más atractiva para el lector al que queremos llegar, es muy importante tener una relación orgánica y natural con los medios de comunicación. Sobre todo los más cercanos en greografía y en sector. Para conseguirla, de nada sirve llamar diez veces seguidas al redactor jefe del medio de referencia para saber si ha recibido la nota de prensa.

En este artículo te enseñamos cinco consejos a tener cuenta para mantener una relación natural con los medios de referencia desde el punto de vista de la empresa.

1. Construye una relación

Ninguna empresa vive aislada de la sociedad ni del sector en el que desarrolla su actividad. Por eso es importante, dentro de la actividad normal de la empresa, saber qué medios de comunicación trabajan en su entorno social e industrial. Una empresa de rótulos de ámbito local tiene que saber si hay radios locales, periódicos digitales o gestores de contenido especializado en su sector. Conocer a los profesionales que trabajan en cada medio y mantener una relación cordial con ellos es necesario, sano y enriquecedor para ambas partes.

2. Actualiza y sé constante

Es importante desarrollar un documento a modo de guía de la comunicación interna que se vaya actualizando con los contactos de las personas encargadas de la información del sector y los temas que se hayan ido tratando a lo largo del tiempo. Esto agiliza y monitoriza la relación con los medios. Además, este documento permite una mejor adaptación a cada medio ya que ninguno de ellos ni de sus profesionales son iguales. No es lo mismo

3. Escucha y colabora con los medios

De nada sirve tener una guía de comunicación actualizada de medios y profesionales si no se tiene relación alguna con ellos. Es importante escuchar sus necesidades, saber qué tipo de información requieren del sector y sobre todo responder activamente y con agilidad a sus demandas de información. La especialización y rigor de la empresa sirve a un medio de comunicación a acudir a ella en caso de necesitar colaboradores en momentos puntuales: Una empresa de aislamiento para edificios con una buena relación con los medios puede participar en programas informativos locales para explicar procedimientos y materiales después del incendio de un edificio público.

4. Define a tus portavoces y su material

Por eso, es importante que la empresa tenga la flexibilidad suficiente para que, si un medio acude a la organización en busca de una información especializada, pueda aportar documentos, o ponga a disposición de los medios personas que sepan del tema en concreto y que quieran participar. Identificar a esas personas, que tengan claro su papel y que tengan a su disposición el material necesario para aportar un contenido de valor a los medios es necesario y my importanrte en una relación sana y duradera.

5. Planifica y gestiona con cuidado

Aunque parezca mucho trabajo, planificar esta relación o desarrollar los mecanismos de respuesta ante las demandas de los medios es sencillo si se hace de manera constante y no buscando el retorno inmediato. Si se ha trabajado una relación orgánica con los medios, la gestión de las crisis será mucho más sencilla. Sin embargo, en una crisis hay que comunicar con agilidad pero sin prisa.